Alors on y est ! Le COVID-19 nous touche de plein fouet et ce lundi matin, vous êtes donc contraint de garder vos enfants à la maison et donc devenir télétravailleur !
Or artwaï est une société qui pratique depuis 15 ans le télétravail. Nous faisons acte ici de solidarité en vous donnant notre mode d’emploi du télétravail.
L’environnement de travail
Un espace adapté
A l’inverse du microworking, la première chose a faire s’est d’établir dans votre domicile, un territoire de travail. Ça peut sembler abusif, mais vous balader dans plusieurs endroits de la maison pour travailler avec votre PC portable peut être contre productif. Avec un télétravail régulier, votre cerveau n’assimilera pas ce qui est de l’ordre du travail et du l’ordre du personnel.
Bien sur cet endroit, ce bureau doit être adapté ergonomiquement parlant :
- Une bonne chaise pour une bonne posture du dos.
NB : vous pouvez aussi travailler debout si vous disposer de l’ameublement pour. - Un écran à la bonne distance et à la bonne hauteur. On a toujours tendance à la mettre trop bas surtout avec un portable.
- Un éclairage adapté : évitez d’avoir une fenêtre dans votre dos ou face à vous.
Pour rappel, le canapé, le lit ou la piscine ne sont pas vraiment des espaces adaptés…
Le télétravail ne signifie pas être seul !
Vous devez est être virtuellement présent sur un espace de collaboration en ligne. Les collaborateurs d’artwaï pratiquent régulièrement Google Chat, Hangout, Slack, Skype, et peuvent être contactés à tout moment. Si vos collègues sont connectés, n’hésitez pas à demander de l’aide.Si vous cherchez à tout résoudre par vous même, la solitude risque de vous peser et baisser votre motivation.
Petite remarque pour les visioconférences, on a peu souvent besoin de voir la vidéo de votre webcam. Une simple photo de vous sera suffisante d’autant plus que cela libérera de la bande passante. Notez que le partage d’écran est par contre essentiel pour faciliter la compréhension avec vos interlocuteurs.
Avec cette connexion, pensez à sauvegarder votre travail sur le service cloud de votre entreprise ou souscrivez un tel service.
Cela signifie disposer d’une connexion suffisante. Pour ma part depuis Langouët, je dispose d’une connexion ADSL de 3Mb/s en débit descendant. Autant vous dire je suis à la limite de la précarité du net. Et bien pourtant depuis 10 ans, ce débit réduit ne m’a aucunement bridé dans mes usages professionnels.
En milieu plutôt calme
Même avec des facultés de concentration surhumaine, sur du long terme, il vous faudra un endroit calme pour travailler. Le calme ne veut pas forcément dire un silence total. Je recommande même l’écoute de radios musicales et de préférence avec peu de pub (mes préférées Radiomeuh, FIP ou Canal B basée à Rennes). Par contre, j’évite toutes les radios d’actualités ou les émissions de débats, çà me déconcentre. Mais là, chacun est libre de faire comme il le sent.
Accessoirement, utiliser un casque audio pour vous isoler d’un environnement bruyant.
Gestion du temps
Le temps est le point crucial de mode d’emploi du télétravail !
Fixez vous des horaires !
Établissez une heure de début où vous venez prendre place dans votre espace de travail. Et une heure de fin où vous le quittez. Cela n’est pas aussi évident qu’il n’y parait. C’est une contrainte à respecter dans les 2 sens. Cela permet de travailler au même moment que vos collègues et de faire une coupure travail / vie privée.
De la chronobiologie
Les bases de la chronobiologie sont les suivantes :
- En début de journée, commencez par organiser votre journée. Reprenez votre liste de taches et votre agenda histoire d’avoir bien en tête ce qui vous attend dans la journée.
Si vous êtes lundi, reprenez l’agenda de toute la semaine. - Puis exécutez vos taches récurrentes (administratif, veille d’actus, etc). Des taches que vous pouvez enchaîner à un bon rythme car vous profitez d’un taux de cortisol (“l’hormone du stress”) assez haut après le réveil.
- Entre 10 heure et 12 heure, attaquez les travaux qui vous demandent le plus de concentration. C’est la première période la journée où vous êtes à votre maximum car à cette heure (pour peu que vous aillez bien déjeuné) le taux de sucre dans le sang et la température du corps sont optimaux pour vos cellules cérébrales.
- Pour le déjeuner, prenez entre 45 minutes et 1 heure 30.
- Ensuite vous pouvez même envisagez une petite sieste de 20 à 30 minutes si vous le sentez nécessaire.
- De 15 heure à 17 heure, c’est la deuxième période de la journée où vous êtes à votre maximum pour les mêmes raisons que précédemment.
- 30 minutes avant de l’heure à laquelle vous avez décidé d’arrêter. Faites un point sur vos taches et supprimez de la liste celle qui sont faites pour partir l’esprit libre.
Globalement faites des pauses toutes les 90 minutes ou maximum toutes les 2 heures. Profitez en pour vous étirer notamment le dos qui souffre toujours en position assise et pour boire (de l’eau ! Je rappelle que l’alcool est interdit sur le lieu de travail).
Organiser votre travail
Tenez une liste de taches à jour de ce qui peut être fait en télétravail ou en présentiel. La priorisation peut alors être défini selon 2 critères : urgent et important.
- Traiter en priorité ce qui est urgent et important.
- Reporter ce qui peu urgent et important.
- Déléguer ce qui est urgent et peu important.
- Reporter ou annuler ce qui est ni urgent ni important.
N’importe quel logiciel de Todo liste pourra faire l’affaire. Sur ce point, chez artwaï, nous utilisons Trello.
L’espace privé
Pour conclure ce mode d’emploi du télétravail parlons de votre sphère privée.
Au delà des heures que vous vous fixez et de l’espace que vous avez défini pour télétravailler, la maison est un lieu “hostile” pour vos activités professionnelles. Les tentations sont nombreuses et pas forcément conscientes… D’autant plus, quand ce lieu est occupé par ces êtres aux mœurs étranges que l’on nomme “enfants”. Si vous disposez d’une pièce dite “bureau”, une porte fermée est un bon signifiant pour les mettre hors de portée. Si non, il faudra mettre en place une signalétique claire entre vos enfants et vous, pour qu’ils comprennent quand vous êtes “dérangeable”. Mais ne vous inquiétez pas trop, ils apprennent vite à reconnaître les signes de non-disponibilité.
Il y a aussi les animaux de compagnie. Alors si en règle général un chien reste assez docile une fois à l’age adulte (pour peu qu’on le sorte une fois par jour), le chat reste un être avec ces propres lois…
Pour finir, l’espace privé nécessite quand à lui d’être déconnecté avec des principes simples :
- Ne relever pas vos mails pro pendant votre temps perso et vice-versa.
- Utilisez des réseaux sociaux différents pour vos 2 sphères très classiquement, Facebook et WhatsApp pour le perso, Linkedin pour le pro.
- Dans l’idéal avoir une ligne de téléphone dédiée au perso et une autre au pro.
Voilà en espérant, avec ce mode d’emploi du télétravail, selon notre agence web rennes, vous avoir donné les principales clefs pour vivre convenablement la plus grande expérience de télétravail que le monde est en train de vivre.
Photo par Kaitlyn Baker via Unsplash
